Der Allgäu-Walser-Pass und Tramino: So holen Sie als Gastgeber das Maximum heraus

In diesem Artikel zeigen wir, was das Buchungsmanagement von Tramino in Zusammenarbeit mit dem Allgäu-Walser-Pass leistet, welche administrativen Pflichten damit für Sie verbunden sind – und wie Tramino diese Pflichten so weit wie möglich von Ihrem Schreibtisch nimmt.

Der Allgäu-Walser-Pass – früher bekannt als Allgäu-Walser-Card – ist die digitale Gästekarte für Übernachtungsgäste im Oberallgäu, Westallgäu und Kleinwalsertal. Statt einer Chipkarte erhalten Gäste heute einen personalisierten QR-Code, entweder als App-Version auf dem Smartphone oder als Papierausdruck.
Was dieser Pass für Ihre Gäste bereithält, ist beeindruckend:

• Ermäßigter oder kostenloser Eintritt bei über 150 Freizeiteinrichtungen – Bergbahnen, Skilifte, Bäder, Kletterwälder, Museen und mehr

• Kostenlose Fahrten mit Bus und Bahn im MOBIL PASS ALLGÄU-Geltungsbereich (je nach Übernachtungsort, u. a. Oberstdorf, Fischen, Obermaiselstein, Sonthofen, Immenstadt)

• Zugang zur Allgäu-Walser-App mit Ausflugstipps, Wetter, Veranstaltungen und buchbaren Zusatzpaketen wie dem VIEL PASS oder Skipässen

• Gültigkeit ab dem Anreisetag – ganztägig, auch noch am Abreisetag

Kurz: Der Pass ist ein echter Mehrwert, den Ihre Gäste aktiv erleben. Und er beginnt schon vor der Anreise – dank Online-Check-in können Gäste ihren Pass bereits von zu Hause aktivieren und kommen entspannt und vorbereitet bei Ihnen an.

So angenehm der Pass für Gäste ist, so klar ist auch: Als Gastgeber tragen Sie die Verantwortung für die korrekte Ausstellung. Das bedeutet konkret:

• Für jeden Gast – auch für Kinder und Kleinkinder – muss ein eigener Allgäu-Walser-Pass ausgestellt werden.

• Grundlage ist der korrekt ausgefüllte Meldeschein mit vollständigen Gästedaten inklusive E-Mail-Adresse für den digitalen Versand.

• Bei Änderungen der Aufenthaltsdauer muss der Pass aktualisiert werden (digital automatisch, beim Ausdruck manuell neu gedruckt).

• Wird ein Meldeschein storniert, verliert der ausgestellte Pass sofort seine Gültigkeit.

Wer das alles manuell verwaltet – also Buchungsbestätigungen prüft, Meldescheine händisch befüllt, Pässe einzeln ausdruckt oder per E-Mail versendet – verbringt bei einer guten Auslastung schnell eine Stunde pro Tag damit. Und das ist Zeit, die woanders besser investiert ist.

Tramino ist die Systemgrundlage für das Allgäu-Walser-Pass-System. Das bedeutet: Die Allgäu-Walser-Pass-Software kann um das Buchungsmanagement von Tramino erweitert werden – mit vielen Vereinfachungen für den Gastgeber.

1. Online-Check-in und automatische Pass-Ausstellung
Tramino sendet dem Gast nach der Buchung automatisch einen Check-in-Link – 5, 7, 14 oder 30 Tage vor Anreise – je nach Wunsch des Gastgebers. Der Gast füllt seinen Online-Check-in bequem von zu Hause aus, mit allen relevanten Daten. Nach der Sichtprüfung kann der Gastgeber den Meldeschein mit einem Klick erstellen, der Pass ist ausgestellt, das Meldewesen ist erfüllt – noch bevor der Gast den Fuß über Ihre Schwelle setzt.

2. Korrekte Datenübertragung ans Meldewesen
Das bayerische Meldewesen stellt klare Anforderungen an die Erfassung von Gästedaten. Tramino übergibt die Meldedaten strukturiert und vollständig an die zuständigen Systeme – etwa über Feratel. Fehlerhafte oder unvollständige Meldungen, die manuell schnell passieren, werden so zuverlässig vermieden.

3. Automatische Anpassung bei Änderungen
Ändert ein Gast seinen Aufenthalt – kommt früher an, reist später ab oder storniert kurzfristig – kann der Meldeschein nach Aktualisierung der Buchungen mit einem Klick aktualisiert werden. Der digitale Allgäu-Walser-Pass des Gastes wird sofort aktualisiert. Kein manuelles Nachdrucken, keine veralteten Papierausdrucke, keine vergessenen Stornierungen.

4. Verwaltung aller Gäste auf einen Blick
Im Tramino-System sehen Sie jederzeit, welche Gäste eingecheckt haben, welche den Pass bereits digital aktiviert haben und wo noch Handlungsbedarf besteht. Das ersetzt das mühsame Durchblättern von Meldescheinen und E-Mail-Ordnern.

5. Anfrage, Angebot, Buchung, Rechnung, Meldeschein und Allgäu-Walser-Pass – alles in einer Oberfläche
Durch die Erweiterung des Allgäu-Walser-Pass um die Funktionen des Buchungsmanagements bekommen die Gastgeber eine Oberfläche für alle Aufgaben – von der Anfrage zum Angebot, vom Angebot zur Buchung, von der Buchung zu Rechnung und Meldeschein mit dem Allgäu-Walser-Pass.

Ohne Tramino-Buchungsmanagement: ca. 45–60 Minuten Aufwand pro Woche für Meldescheine, Pass-Ausstellung und Datenpflege.

Mit Tramino-Buchungsmanagement: Der Großteil läuft automatisch über den Online-Check-in. Verbleibender Aufwand: ca. 5–10 Minuten pro Woche für Ausnahmen und Rückfragen.

1. Anfrage oder Online-Buchung

1a) Der Gast sucht sich seinen Zeitraum online heraus, bucht und bekommt automatisch vom System eine Buchungsbestätigung – ohne Arbeitsschritte durch den Gastgeber.

1b) Der Gast stellt dem Gastgeber eine Anfrage. Mit 7 Klicks erstellt der Gastgeber aus dem Tramino-System ein Angebot: Adresse, Zeitraum, Mail-Adresse und Personenanzahl hat der Gast bereits übermittelt und sind im System hinterlegt.

Der Gast erhält eine gestaltete Mail-Vorlage mit einem „Buton“, kann das Angebot selbst bestätigen und erhält automatisch vom System eine Buchungsbestätigung – ohne Arbeitsschritte durch den Gastgeber.

2. Online-Check-in
5, 7, 14 oder 30 Tage vor Anreise bekommt der Gast automatisch seine Anreise-Mail inklusive Online-Check-in. Der Gast füllt den Online-Check-in aus und übermittelt alle melderelevanten Informationen – ohne Arbeitsschritte durch den Gastgeber.

3. Meldeschein erstellen
Mit allen melderelevanten Informationen der Gäste kann mit einem Klick auf „Meldeschein erstellen“ der Meldeschein erstellt werden. Anschließend bekommen die Gäste automatisch ihren Allgäu-Walser-Pass.

4. Automatische Nachrichten
Je nach Vorstellung des Gastgebers können die Gäste auch weitere Nachrichten automatisch aus dem System bekommen – Gute-Reise-Mails am Tag der Anreise, Abreise-Mails, Zahlungserinnerung, Erinnerung zum Online-Check-in oder eine Erinnerung zur Bestätigung von Angeboten.

Falls Sie Tramino noch nicht als Buchungsmanagement nutzen, begleiten wir bei ConceptStark den kompletten Setup – von der Einrichtung des Buchungssystems über die Meldewesen-Anbindung bis zur Integration des Online-Check-ins.
Unser Ziel ist, dass Sie nach der Einrichtung nicht mehr täglich an die Verwaltung des Passes denken müssen. Der Prozess läuft – und Sie haben den Kopf frei für Ihre Gäste.

Fazit
Der Allgäu-Walser-Pass ist einer der stärksten Vorteile, die Sie als Gastgeber in der Region Ihren Gästen bieten können. Aber er bringt auch Verwaltungsaufwand mit sich – der ohne die richtige Software schnell zur täglichen Belastung wird.

Mit Tramino, dem darin integrierten Online-Check-in sowie den Funktionen des Buchungsmanagements (Angebote & Rechnungen schreiben, Buchungen verwalten etc.) läuft dieser Prozess weitgehend automatisch: Meldescheine werden korrekt erfasst, Pässe automatisch ausgestellt und aktuell gehalten, und Ihre Gäste erleben vom ersten Moment an einen professionellen, reibungslosen Ablauf. Das ist kein Nice-to-have – das ist modernes Gastgeberhandwerk.